Messe PR Agentur gesucht? Agenturen für Messe PR im Vergleich

Vor, auf und nach der Messe: was eine Messe PR Agentur für die Fachpresse tut

Eine Messe PR Agentur kümmert sich um die Pressearbeit, die an einem Messeauftritt hängt. Sie plant mit dir, welche Themen und Neuheiten du der Fachpresse anbietest, schreibt Vorberichte und Pressemitteilungen, stellt die Pressemappe zusammen, vereinbart Gesprächstermine am Stand und sorgt dafür, dass Redaktionen auch nach der Messe Material bekommen. Gestaltung und Bau des Stands gehören nicht dazu; dafür beauftragt man eine Messeauftritt Agentur. Ebenso wenig sind die Organisation einer eigenen Pressekonferenz mit Saal und Moderation oder die Medienbetreuung bei Veranstaltungen ohne Messebezug Teil dieses Auftrags.

Den Rahmen setzt ein fester Termin. Fachzeitschriften planen Messeausgaben und Vorschauen mit eigenem Redaktionsschluss, Onlineportale berichten während der Laufzeit, und manche Redaktionen greifen ein Thema erst später in einem Schwerpunktheft auf. Messepressearbeit hat deshalb drei Phasen, die ineinandergreifen.

Warum die Arbeit lange vor dem Aufbau beginnt

Fachmedien legen ihre Messevorschau oft fest, bevor der Stand überhaupt steht. Wer dort mit einer Neuheit erwähnt werden will, muss Text, Bild und Ansprechpartner liefern, solange die Redaktion noch plant. Eine Agentur fragt deshalb früh die Redaktionsschlüsse der relevanten Titel ab, legt einen Themenplan an und klärt, welche Meldungen vor der Messe hinausgehen und welche bis zur Eröffnung zurückgehalten werden. Wann du einsteigen solltest, hängt an der Zahl deiner Neuheiten, an den Fristen der Medien in deiner Branche und daran, wie schnell intern Freigaben erteilt werden.

Was gilt auf einer Fachmesse als Neuheit?

Nicht jedes Produkt am Stand ist eine Nachricht. Redaktionen interessiert, was neu ist, was ein bekanntes Problem anders löst oder was sich am Markt verändert. Gemeinsam mit der Agentur sortierst du, welche Exponate eine eigene Meldung tragen, welche in einem Sammeltext genügen und welche nur am Stand gezeigt werden. Dazu gehören belastbare Angaben: technische Daten, Verfügbarkeit, Einsatzbereich und ein Bild in druckfähiger Auflösung. Manche Messeveranstalter führen außerdem Neuheitenverzeichnisse oder Presseportale, in die Aussteller selbst Meldungen einstellen können. Ob und bis wann das möglich ist, steht in den Ausstellerunterlagen deiner Messe. Gilt für einen Text eine Sperrfrist bis zur Eröffnung, muss sie unübersehbar auf dem Material stehen.

Die Pressemappe: gedruckt, als Download oder beides?

Neben der gedruckten Mappe gibt es heute meist eine digitale Fassung, etwa einen Download-Bereich auf deiner Website oder einen Link, den Redakteure am Stand oder im Pressezentrum der Messe erhalten. Hinein gehören die Pressemitteilungen zu den Neuheiten, ein kurzer Text über das Unternehmen, Bilder mit Bildunterschrift und Urheberangabe, Hallen- und Standnummer sowie ein Ansprechpartner, der während der Messetage telefonisch erreichbar ist. Klär mit der Agentur, wer die Bilder aufgenommen hat und wofür Redaktionen sie verwenden dürfen. Das ist keine Rechtsberatung; was im Einzelnen gilt, hängt vom Land und vom Einzelfall ab. Frag außerdem, ob Fassungen in weiteren Sprachen nötig sind.

Wer empfängt die Redakteurin am Stand?

Standtermine mit Fachjournalisten verlangen viel Abstimmung. Die Agentur lädt im Vorfeld ein, führt einen Terminkalender und gibt den Gesprächspartnern auf deiner Seite vorab ein kurzes Briefing: wer kommt, aus welchem Medium, mit welchem Interesse. Am Stand braucht es eine ruhige Ecke, ein vorführbereites Exponat und jemanden, der fachlich antworten kann und weiß, was noch nicht öffentlich ist. Auch wer ohne Termin vorbeischaut, sollte einen Ansprechpartner finden. Kläre vorher, ob die Agentur während der gesamten Laufzeit mit eigenem Personal vor Ort ist oder nur an einzelnen Tagen, und wer Interviewwünsche annimmt, die telefonisch hereinkommen.

Die Nachlese: Beiträge, die nach Messeschluss entstehen

Mit dem Abbau endet die Pressearbeit nicht. Redakteure, die am Stand waren, fragen Bilder oder Zitate nach, andere schreiben Messerückblicke und brauchen eine Zusammenfassung. Üblich ist eine Nachlese mit den gezeigten Neuheiten an Medien, die nicht vor Ort waren, dazu das Beantworten von Nachfragen und das Sammeln der Veröffentlichungen. Wie die Resonanz dokumentiert wird, ob als einfache Liste der Beiträge oder als ausgewerteter Bericht, gehört ins Angebot. Eine Zusage, dass ein bestimmtes Medium berichtet, kann niemand geben. Festhalten lässt sich, welche Gespräche geführt, welche Aussendungen verschickt und welche Anfragen beantwortet wurden.

Fachpresse in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Stellst du in einem anderen Land aus als dem, in dem dein Unternehmen sitzt, verschieben sich die Ansprechpartner. Die Fachmedien eines Marktes haben ihre eigenen Messen, Erscheinungsrhythmen und Gepflogenheiten. Für Schweizer Titel wird ein Text in der Regel ohne „ß“ gesetzt, und je nach Messe und Zielgruppe kann zusätzlich eine französische oder italienische Fassung gefragt sein. In Österreich weichen manche Fachbegriffe vom Sprachgebrauch in Deutschland ab. Frag im Gespräch, für welche Länder ein Verteiler aufgebaut werden soll und wer die Texte für das jeweilige Land sprachlich anpasst.

Ohne Unterlagen aus deinem Haus schreibt keine Messe PR Agentur einen Satz

Leg früh fest, welche Neuheiten gezeigt werden und was davon schon veröffentlicht werden darf. Benenne Sprecher, die Interviews geben, und kläre, wer Texte freigibt und wie schnell. Gib technische Unterlagen, vorhandene Bilder, frühere Pressemitteilungen und eine Liste der Medien weiter, mit denen du bereits Kontakt hattest. Für die Standtermine braucht die Agentur Hallenplan, Standnummer und die Anwesenheitszeiten deines Teams. Je genauer diese Grundlage ist, desto weniger Rückfragen entstehen in den Tagen vor der Messe, wenn ohnehin alle mit Aufbau und Logistik beschäftigt sind.

Wie du Angebote einer Messe PR Agentur nebeneinanderlegen kannst

Ein vergleichbares Angebot nennt die Zahl der Pressemitteilungen, ob Übersetzungen enthalten sind, an wie vielen Tagen jemand vor Ort ist, ob Reise und Unterkunft gesondert abgerechnet werden und welche Leistungen nach der Messe dazugehören. Fremdkosten wie Fotograf, Druck der Mappe oder Gebühren für Presseportale sollten getrennt vom Honorar stehen. Achte darauf, ob der aufgebaute Medienverteiler nach Abschluss bei dir bleibt. Und überleg, ob es um eine einzelne Messe geht oder um mehrere Termine im Jahr: Für einen wiederkehrenden Messekalender kommt eine laufende Betreuung in Frage, eine einzelne Messe wird meist als Projekt abgerechnet.

Ein Büro für deine Messepressearbeit kontaktieren

Du kannst dein Vorhaben einmal in einer kostenlosen Anfrage beschreiben: welche Messe, welche Neuheiten, welche Länder und welche Leistungen du dir vorstellst. Interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden. Ebenso kannst du die gelisteten Einträge selbst durchsehen, sie nach Leistungen und Standort eingrenzen und Büros direkt ansprechen. Mit der Anfrage musst du nicht jeden Anbieter einzeln kontaktieren, beim eigenen Durchsehen behältst du die Auswahl vollständig in der Hand. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt. Was ein Büro anbietet, steht in seinem Eintrag. Wie es arbeitet, klärst du im Gespräch und an Arbeitsproben, die du dir zeigen lässt. Die Entscheidung triffst du.