Agentur für den öffentlichen Sektor gesucht? Agenturen für Institutionen, Behörden & Verbände im Vergleich

Agentur für den öffentlichen Sektor: was bei Aufträgen der öffentlichen Hand anders läuft

Eine Agentur für den öffentlichen Sektor gestaltet, schreibt, programmiert oder organisiert für Auftraggeber, die nichts verkaufen wollen und trotzdem gehört werden müssen: Ministerien und Ämter, Gemeinden und Kantone, Kammern, Hochschulen, öffentliche Unternehmen und Verbände. Das Handwerk unterscheidet sich kaum von dem in der Privatwirtschaft. Anders ist der Rahmen, in dem Leistungen beauftragt, abgestimmt, bezahlt und abgerechnet werden.

Für einzelne Felder gibt es im Verzeichnis eigene Seiten: für die Kommunikation eines Amtes, für kommunale Betriebe wie Bad oder Busverkehr, für den Auftritt eines Ortes und für die Arbeit von Verbänden. Hier geht es um das, was solchen Aufträgen gemeinsam ist, und um Fragen, mit denen du Angebote vergleichen kannst.

Ein Auftrag ohne Absatzziel

Ein Unternehmen wirbt, damit mehr verkauft wird. Eine Institution informiert, weil ihre Aufgabe ohne Mitwirkung der Menschen nicht gelingt: Fristen sollen eingehalten, Angebote genutzt, Stellen besetzt, Vorhaben verstanden werden. Ein Text gilt deshalb nicht als gelungen, weil er auffällt, sondern weil ihn auch versteht, wer zum ersten Mal von dem Thema hört. Und weil das Geld aus Steuern, Gebühren oder Beiträgen stammt, muss sich jede Ausgabe gegenüber Rechnungsprüfung, Aufsicht oder Mitgliedern erklären lassen. Begründungen gehören darum zur Leistung, nicht nur Entwürfe.

Rahmenvertrag, Direktauftrag, Wettbewerb: auf welchem Weg Agenturen zum Zug kommen

Wie eine Institution vergibt, hängt vom Umfang des Auftrags, von der Art des Auftraggebers und von den Regeln des Landes ab. Deutschland, Österreich und die Schweiz ordnen das unterschiedlich, und innerhalb der Länder unterscheiden sich die Ebenen. Kleinere Leistungen werden oft nach dem Einholen mehrerer Angebote vergeben, größere in einem förmlichen Verfahren mit veröffentlichten Unterlagen, festen Fristen und vorab benannten Zuschlagskriterien. Viele Häuser schließen Rahmenverträge, aus denen einzelne Leistungen abgerufen werden. Wichtig für dich: Über das Verfahren wird vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter entschieden, gemeinsam mit der Stelle, die in deinem Haus Vergaben betreut. Dieser Überblick ist keine Rechtsberatung; die Vorgaben weichen je nach Land und Einzelfall ab.

Wie zurückhaltend muss eine Agentur für den öffentlichen Sektor formulieren?

Staatliche Stellen sprechen für alle und dürfen nicht für eine Partei, eine Kandidatin oder ein Unternehmen werben. Auch eine Imagekampagne für ein Ministerium kann die Grenze zwischen Information und Selbstdarstellung überschreiten, etwa wenn die Hausspitze mehr Raum bekommt als das Anliegen. Vor Wahlen und Volksabstimmungen gelten vielerorts strengere Regeln dafür, ob und wie eine Behörde kommuniziert. Verbände dagegen vertreten Interessen und dürfen Position beziehen, Kammern mit Pflichtmitgliedschaft in der Regel nur im Rahmen ihrer Aufgaben. Eine Agentur für den öffentlichen Sektor sollte im Angebot beschreiben, wie sie mit solchen Grenzen umgeht, etwa über eine Freigabe, in der jede Aussage gegengelesen wird. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, klärt deine Rechtsabteilung, nicht das Büro.

Barrierefreiheit betrifft jedes Medium, nicht nur die Website

Für öffentliche Stellen gibt es in allen drei Ländern Vorgaben zur Barrierefreiheit digitaler Angebote, und viele Häuser legen denselben Anspruch an Drucksachen, Videos und Veranstaltungen an. Das heißt etwa: ausreichende Kontraste, Alternativtexte und Überschriften, die ein Screenreader auswerten kann, bedienbare Formulare, Untertitel, keine eingescannten Dokumente, bei Bedarf Fassungen in Leichter Sprache oder Gebärdensprache. Lass dir im Angebot beschreiben, nach welchem Standard gearbeitet und wie getestet wird und ob Menschen mit Behinderung an den Tests beteiligt sind. Kläre auch, wer nach der Übergabe neue Inhalte barrierefrei einpflegt, denn viele Barrieren entstehen erst im laufenden Betrieb.

Freigaben durch Ausschuss, Vorstand oder Hausleitung einplanen

In einem Unternehmen entscheidet oft eine Person mit Budgetverantwortung. In einer Institution gehen Entwürfe durch mehrere Hände: Fachreferat, Pressestelle, Personalvertretung, Hausleitung, in Kommunen der Ausschuss oder der Rat, in Verbänden Vorstand und Präsidium. Gremien tagen zu festen Terminen, ihre Unterlagen müssen vorher eingereicht sein. Ein Zeitplan, der nur die Arbeitsschritte der Agentur enthält, hält deshalb selten. Trag die Sitzungstermine ein, lege fest, welche Fassung vorgelegt wird, und benenne eine Person, die Rückmeldungen bündelt. Frag im Angebot, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind und wie eine zusätzliche Runde nach einem Gremienbeschluss berechnet wird.

Wenn das Geld an das Haushaltsjahr gebunden ist

Öffentliche Mittel werden für ein Haushaltsjahr bereitgestellt. Was darin weder ausgegeben noch verbindlich gebunden ist, steht je nach Haushaltsrecht nicht ohne Weiteres im nächsten zur Verfügung. Vorhaben über den Jahreswechsel brauchen deshalb eine Absicherung im Haushalt, bevor der Auftrag erteilt wird, und Leistungen müssen sich einem Jahr zuordnen lassen. Wer gegen Jahresende in Eile Restmittel vergibt, dem fehlt oft der Vorlauf. Kläre früh, aus welchem Titel bezahlt wird, ob Abschlagszahlungen möglich sind und bis wann Rechnungen vorliegen müssen.

Akten, Belege, Rechte: was eine Agentur für den öffentlichen Sektor mitliefern sollte

Öffentliche Auftraggeber halten in der Regel fest, warum sie wen beauftragt haben und was dafür geleistet wurde. Von der Agentur erwartet werden deshalb häufig Stundennachweise bei Abrechnung nach Aufwand, Protokolle von Abstimmungen, Belegexemplare und eine Aufstellung eingekaufter Fremdleistungen wie Druck oder Fotografie. Für Bilder, Schriften und Texte Dritter sollte belegt sein, welche Nutzungsrechte für welche Medien und welchen Zeitraum vorliegen; Fragen dazu kommen manchmal erst Jahre später, bei einer Prüfung oder Neuauflage. Kläre im Angebot, welche Rechte auf dein Haus übergehen, in welchen Formaten die offenen Dateien übergeben werden und wo Daten gespeichert sind. Welche Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten greifen, beantworten deine Fachstellen.

Ein Büro für alles oder mehrere Spezialisten nebeneinander?

Von der Broschüre bis zur Bürgerversammlung: Die Aufgaben einer Institution sind vielfältig. Manche Häuser vergeben das an einen Generalisten, oft über einen Rahmenvertrag. Andere teilen den Auftrag in Lose und arbeiten zugleich mit einem Gestaltungsbüro, einer Redaktion für Leichte Sprache, einem Webteam und einem Veranstaltungsdienstleister. Ein Generalist bündelt Abstimmung und Verantwortung, mehrere Spezialisten machen Leistungen einzeln vergleichbar. Wer mehrere Büros beauftragt, braucht im eigenen Haus jemanden, der über das Erscheinungsbild wacht und die Termine zusammenführt. Ob eine Aufteilung in Lose vorgeschrieben oder nur zweckmäßig ist, klärst du wieder intern vor der Vergabe.

Anfrage oder eigene Durchsicht: wie es von hier aus weitergeht

Ein Weg ist die kostenlose Anfrage: Du schilderst dein Vorhaben einmal, mit Aufgabe, Zeitraum und den Rahmenbedingungen deines Hauses, und interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden. So musst du nicht jeden Anbieter einzeln ansprechen. Der andere Weg ist die eigene Durchsicht: Du gehst die gelisteten Einträge durch, grenzt sie nach Leistungen und Standort ein und nimmst direkt Kontakt auf; die Auswahl liegt dabei vollständig bei dir. Was ein Büro anbietet, steht in seinem Eintrag; ob es für dein Vorhaben taugt, klärst du im Gespräch und an Arbeitsproben. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt. Unterliegt dein Auftrag einem Vergabeverfahren, kann ein solcher Kontakt der Markterkundung dienen, ersetzt das Verfahren aber nicht.