Event PR Agentur gesucht? Agenturen für Event PR im Vergleich

Event PR Agentur: Pressearbeit mit festem Datum

Wer erfährt eigentlich, dass deine Veranstaltung stattfindet, wenn außer den Gästen niemand davon berichtet? Mit dieser Frage beginnt Event PR. Gemeint ist die Pressearbeit, die an einem Termin hängt: Ankündigung, Einladung von Redaktionen, Betreuung der Medienvertreter vor Ort und der Bericht danach. Eine Event PR Agentur übernimmt diesen Strang, während Programm, Technik und Bühne meist in anderen Händen liegen.

Abzugrenzen ist das zum einen von der Planung und Inszenierung des Anlasses selbst; das ist die Aufgabe einer Eventmarketing Agentur. Zum anderen von laufender Pressearbeit über das ganze Jahr und von einem eigens anberaumten Medientermin, bei dem die Pressekonferenz selbst das Ereignis ist. Hier geht es um Messen, Tagungen, Eröffnungen, Festivals, Jubiläen und Produktvorstellungen, bei denen Journalisten Gäste unter vielen sind.

Vom Themenvorlauf bis zur Abreise der Redaktionen: das Paket einer Event PR Agentur

Der Auftrag beginnt lange vor dem Termin mit der Frage, welche Geschichte die Veranstaltung für Medien überhaupt hergibt: eine Neuheit, ein bekanntes Gesicht, ein Jubiläum, ein Anlass mit regionalem Bezug. Daraus entstehen Terminhinweis für die Planung der Redaktionen, Ankündigung, Einladung und Pressemappe. Rund um den Tag selbst gehören Akkreditierung, Pressebereich, die Begleitung von Medienvertretern zu Interviews und die Abstimmung mit Fotografen dazu. Danach folgen Nachbericht, Bildversand und eine Übersicht der Veröffentlichungen. Was ein Anbieter abdeckt, steht in seinem Eintrag; im Gespräch klärst du, was davon dein Anlass wirklich braucht.

Welcher Nachweis genügt für eine Akkreditierung?

Bei offenen Veranstaltungen wie Festivals oder Publikumsmessen melden sich neben Redaktionen auch Fotografen ohne Auftrag, Betreiber kleiner Kanäle im Netz und Menschen, die vor allem freien Eintritt suchen. Deshalb legt die Event PR Agentur mit dir Kriterien fest, bevor das Akkreditierungsformular online geht: Welcher Nachweis wird verlangt, etwa ein Redaktionsauftrag oder frühere Beiträge? Wie viele Plätze gibt es in Bereichen mit begrenztem Zugang, etwa im Fotograben vor der Bühne? Dazu gehören eine Frist, nach der nur noch im Einzelfall entschieden wird, und eine höfliche Antwort an alle, die keinen Platz bekommen. Weil das Formular Namen, Kontaktdaten und Medienzugehörigkeit erfasst, sollte vorher feststehen, wer diese Daten speichert, wie lange und wofür.

Ein Pressebereich, in dem sich arbeiten lässt

Journalisten auf einer Veranstaltung brauchen weniger Bewirtung als Infrastruktur: einen ruhigen Platz zum Schreiben, Strom, eine stabile Internetverbindung, einen Zeitplan mit den Programmpunkten, die für Medien interessant sind, und eine Person, die Fragen beantwortet und Interviews vermittelt. Die Agentur plant diesen Bereich zusammen mit der Veranstaltungsleitung, denn Fläche, Technik und Zugangskontrolle liegen meist dort. Ebenso wichtig ist die Frage, wer am Tag selbst entscheiden darf, wenn eine Redaktion spontan ein Gespräch mit der Geschäftsführung oder einem Ehrengast möchte.

Wenn Fotografen, Kamerateams und Gäste im selben Saal stehen

Auf Veranstaltungen fotografieren und filmen die Presse, der eigene Fotograf und die Gäste. Daraus ergeben sich Fragen, die vor dem Termin geklärt sein sollten: Welche Bereiche sind für Aufnahmen frei und welche nicht, etwa Workshops, ein Kinderprogramm oder ein geschlossener Empfang? Wie erfahren Gäste, dass Bilder entstehen, und wie können sie widersprechen, zum Beispiel über farbige Bändchen oder eine fotofreie Zone? Welche Rechte hat dein Haus an den Aufnahmen des beauftragten Fotografen, und dürfen Redaktionen sie mit Bildnachweis frei verwenden? Das ist keine Rechtsberatung: Die Vorgaben weichen zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz und je nach Einzelfall ab, und bei Unsicherheit gehört eine Fachperson dazu.

Medienpartnerschaften verlangen klare Absprachen

Größere Veranstaltungen arbeiten häufig mit einem Medienpartner, etwa einer Tageszeitung, einem Fachmagazin oder einem Radiosender. Der Partner kündigt an, berichtet oder verlost Karten; im Gegenzug erscheint sein Logo, er erhält Zugang zu Gesprächspartnern oder Fläche vor Ort. Die Event PR Agentur bereitet solche Vereinbarungen vor oder verhandelt sie mit. Zu regeln sind Leistung und Gegenleistung, ob es eine Exklusivität gibt und für welche Mediengattung sie gilt, und wie Redaktionen behandelt werden, die nicht Partner sind. Außerdem gehört geklärt, wie bezahlte Platzierungen von redaktioneller Berichterstattung getrennt und gekennzeichnet werden, so wie es in deinem Land verlangt wird.

Freigaben, Sprecher, Sperrfristen: deine Vorarbeiten

Vieles kann nur aus deinem Haus kommen. Die Agentur braucht ein verbindliches Programm, die Namen der Personen, die für Interviews zur Verfügung stehen, und deren Zusage. Sie braucht Fakten zum Anlass, Bildmaterial mit geklärten Rechten und eine Ansprechperson, die Texte zügig freigibt. Gibt es Neuigkeiten, die erst am Tag selbst bekannt werden dürfen, wird eine Sperrfrist vereinbart und in allen Unterlagen genannt. Findet die Veranstaltung in mehreren Ländern oder Sprachregionen statt, klärst du, in welchen Sprachen Unterlagen vorliegen müssen und ob Medien in Österreich oder in der französisch- und italienischsprachigen Schweiz eigene Ansprache brauchen.

Was in einem Angebot für die Presseseite einer Veranstaltung stehen sollte

Ein Angebot wird vergleichbar, wenn es nach Phasen gegliedert ist: Vorlauf mit Texten und Versand, die Tage vor Ort mit Personal und Einsatzzeiten, die Nachbereitung. Achte darauf, ob Fremdkosten getrennt ausgewiesen sind, etwa für einen Fotografen, für Versand- oder Beobachtungsdienste, für Übersetzungen, Reise und Unterkunft. Frag nach, wie viele Personen am Tag selbst vor Ort sind, wer davon Entscheidungen treffen darf und was gilt, wenn der Termin verschoben oder abgesagt wird. Und lass dir beschreiben, welche Auswertung am Ende geliefert wird, damit klar ist, was du nach dem Auftrag in den Händen hältst.

Nachbericht, Pressespiegel, Bildarchiv: die Tage danach

Redaktionen, die nicht kommen konnten, erhalten einen Nachbericht mit Zitaten und eine Auswahl an Bildern, solange der Anlass noch aktuell ist. Anschließend stellt die Agentur zusammen, welche Beiträge in Print, online, im Radio oder im Fernsehen erschienen sind. Garantiert ist dabei nichts: Ob und wie berichtet wird, liegt allein bei den Redaktionen. Zur Übergabe gehören die Pressetexte in bearbeitbarer Form, das Bildmaterial mit Angaben zu Urhebern und Nutzungsrechten, die Liste der akkreditierten Medien, soweit du sie behalten darfst, und Notizen für die nächste Ausgabe der Veranstaltung.

Deine Veranstaltung steht im Kalender – wie geht es weiter?

Du kannst die gelisteten Einträge selbst durchsehen, sie nach Leistungen und Standort eingrenzen und die Büros, die dich interessieren, direkt ansprechen. So behältst du die Auswahl vollständig in der Hand. Oder du schilderst dein Vorhaben einmal in einer kostenlosen, unverbindlichen Anfrage: Anlass, Datum, Ort, erwartete Medien und gewünschte Bausteine. Interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden, und du musst nicht jedes Büro einzeln anschreiben. In beiden Fällen entscheidest du, mit wem du sprichst und wen du beauftragst. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt.