Eventagentur gesucht? Event Agenturen im Vergleich

Was eine Eventagentur von der Idee bis zum Abbau verantwortet

Eine Eventagentur plant und realisiert Veranstaltungen im Auftrag eines Unternehmens, eines Verbands oder einer Einrichtung. Ihr Kern ist die Klammer um viele Einzelleistungen: Sie entwickelt aus einem Anlass ein Format, holt Raum, Technik, Verpflegung und Personal zusammen, bringt alle Beteiligten in einen gemeinsamen Zeitplan und hält am Veranstaltungstag die Fäden in der Hand. Welche Art Veranstaltung das ist, legt der Begriff nicht fest; Tagung, Produktpräsentation, Sommerfest, Händlerabend oder Mitgliederversammlung können gleichermaßen dazugehören.

Nur das Konzept, die Steuerung oder die komplette Durchführung?

Die Leistungstiefe ist die erste Weiche. Am einen Ende steht der reine Konzeptauftrag: Idee, Dramaturgie, Ablaufskizze und eine Kostenschätzung, die dein eigenes Team oder ein anderer Dienstleister umsetzt. In der Mitte liegt die Projektsteuerung, bei der die Agentur Dienstleister auswählt, Termine führt und den Tag leitet, während die Verträge mit den Gewerken zum Teil bei dir liegen. Am anderen Ende übernimmt sie die gesamte Durchführung im eigenen Namen. Daneben gibt es Nachbartypen, die sich auf einzelne Anlässe beschränken, etwa auf Betriebsfeiern, auf Kundenveranstaltungen, auf wissenschaftliche Kongresse oder auf Veranstaltungen als Teil der Markenkommunikation. Für sie gibt es eigene Seiten im Verzeichnis.

Wer steht im Vertrag, wenn Bühnenbau, Catering und Sicherheitsdienst zugekauft werden?

Kaum eine Eventagentur erbringt alle Gewerke selbst. Licht, Ton und Bühne, Mobiliar, Verpflegung, Transport oder Fotografie kommen häufig von Subunternehmern oder von Partnern, mit denen ein Büro regelmäßig arbeitet. Für dich als Auftraggeber ist entscheidend, wer Vertragspartner dieser Firmen ist. Kauft die Agentur in eigenem Namen ein, hast du einen Ansprechpartner und eine Rechnung. Schließt du selbst ab, siehst du jeden Einzelpreis, trägst aber auch die Abstimmung zwischen den Verträgen. Lass dir im Angebot aufschlüsseln, welche Leistungen das Büro selbst erbringt, welche es weitergibt und ob du bei der Wahl der Subunternehmer mitreden kannst.

Was die Agentur nur aus deinem Haus bekommen kann

Eine Agentur kann vieles organisieren, aber den Anlass, das Ziel und die Gäste kennt nur der Auftraggeber. Dazu gehören ein Termin oder ein Zeitfenster, die ungefähre Teilnehmerzahl, ein Budgetrahmen, der die Planung trägt, und die Antwort auf die Frage, was nach der Veranstaltung anders sein soll. Inhaltlich steuerst du Rednerinnen und Redner, Präsentationen, Produktinformationen und die Vorgaben deines Erscheinungsbilds bei, organisatorisch die Adressen für die Einladung und die internen Freigaben. Wichtig ist eine Person mit Entscheidungsbefugnis, die während der Vorbereitung und am Tag selbst erreichbar ist.

Sobald Genehmigungen, Sicherheitskonzept und Versicherungsschutz gefragt sind

Bei größeren Teilnehmerzahlen, im Freien, bei öffentlichem Zugang, Ausschank, Musik in den Abendstunden, Pyrotechnik oder temporären Bauten können Anzeigen, Genehmigungen und Auflagen nötig werden. Oft verlangt die zuständige Stelle dann ein Sicherheitskonzept mit Rettungswegen, Besucherlenkung, Sanitäts- und Ordnungsdienst. Welche Vorgaben gelten, ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterschiedlich geregelt. Kläre im Vertrag, wer Anträge stellt, Fristen überwacht und Unterlagen einreicht. Ebenso wenig offen bleiben sollte, wer einsteht, wenn ein Gast zu Schaden kommt, ein Subunternehmer ausfällt oder Mietmaterial beschädigt wird, und welche Haftpflicht- oder Ausfallversicherung wer abschließt. Das ist keine Rechtsberatung; die Vorgaben hängen von Land und Einzelfall ab.

Honorar, Fremdleistungen und Reserve als getrennte Blöcke im Budget

Ein Eventbudget lässt sich in Schichten lesen. Die erste ist das Honorar der Agentur für Konzept, Planung, Projektleitung und Personal vor Ort, abgerechnet als Pauschale, nach Aufwand oder als Mischform. Die zweite sind die Fremdleistungen: Raummiete, Technik, Verpflegung, Transport, Unterkunft und Druck. Manche Büros reichen diese Kosten unverändert weiter, andere berechnen einen Aufschlag für Einkauf, Vorfinanzierung und Abwicklung; beides sollte im Angebot sichtbar sein. Die dritte Schicht ist eine Reserve für Unvorhergesehenes und für Änderungen der Teilnehmerzahl. Hinzu kommen die Stornobedingungen von Räumen und Dienstleistern, die oft gestaffelt greifen. Vergleichbar werden mehrere Angebote erst, wenn sie von derselben Teilnehmerzahl und demselben Leistungsumfang ausgehen.

Anreise, Verpflegung, Material: wo eine Veranstaltung Ressourcen verbraucht

Nachhaltigkeit ist bei Veranstaltungen weniger eine Haltung als eine Reihe von Entscheidungen. Der Ort bestimmt, ob Gäste mit Bahn und Bus anreisen können. Beim Catering geht es um Mengenplanung, regionale und saisonale Zutaten, Mehrweggeschirr und den Umgang mit Resten. Bühnenbild, Dekoration und Werbemittel lassen sich so planen, dass sie gemietet, wiederverwendet oder sortenrein entsorgt werden können. Wenn dir das Thema wichtig ist, gehört es ins Briefing und nicht erst in die Nachbesprechung. Aussagen über die Umweltwirkung einer Veranstaltung solltest du nur nach außen tragen, wenn du sie belegen kannst.

Einzelauftrag oder Rahmenvertrag mit einer Eventagentur?

Die meisten Veranstaltungen werden einzeln beauftragt: ein Angebot, ein Termin, eine Schlussrechnung. Wer mehrere Formate im Jahr ausrichtet, etwa eine Tagungsreihe, eine Tour durch mehrere Städte oder wiederkehrende Händlerabende, kann mit einer Eventagentur einen Rahmenvertrag schließen, der Sätze, Grundleistungen und den Abruf einzelner Termine festlegt. Daneben gibt es Retainer, bei denen ein festes Kontingent je Abrechnungszeitraum bereitsteht. Festzuhalten sind Laufzeit, Kündigungsfristen, Umfang der Grundleistung und die Abrechnung zusätzlicher Termine. Liegen die Termine in mehreren Ländern, brauchen Währungen, Feiertage und die Sprache der Gäste einen festen Platz in der Planung.

Wem gehören Kulissen, Fotos und Teilnehmerlisten, wenn der Saal leer ist?

Nach einer Veranstaltung bleibt mehr übrig, als man beim Planen bedenkt. Gestaltete Bühnenelemente und Requisiten lassen sich einlagern und erneut einsetzen, wenn geklärt ist, wem sie gehören und wer die Lagerung bezahlt. Bei Fotos, Filmen und Grafiken geht es um Nutzungsrechte: für welche Medien, für welchen Zeitraum und ob sie auch für Material von beauftragten Fotografen oder Gestaltern gelten. Teilnehmerlisten, Anmeldedaten und Auswertungen sollten an dich übergeben und bei der Agentur nach einer vereinbarten Frist gelöscht werden. Wie das im Einzelnen zu regeln ist, unterscheidet sich je nach Land; eine Rechtsberatung ersetzt dieser Text nicht.

Woran du zwischen Angeboten entscheidest und wie der erste Kontakt zustande kommt

Für die Entscheidung helfen Fragen, die du jedem Anbieter gleich stellst. Welche Veranstaltungen ähnlicher Größe hat das Team betreut, und kannst du mit einem früheren Auftraggeber sprechen? Wer leitet dein Projekt, und ist diese Person am Tag selbst vor Ort? Welche Gewerke kommen aus dem eigenen Haus? Was ein Büro anbietet, steht in seinem Eintrag; wie es arbeitet, klärst du im Gespräch und über Referenzen, die du selbst anfragst.

Zu den Anbietern führen zwei gleichrangige Wege. Du kannst die gelisteten Event Agenturen selbst durchsehen, nach Leistungen und Standort eingrenzen und die Büros, die für dich in Frage kommen, direkt ansprechen; so behältst du die Auswahl vollständig in der Hand. Oder du schilderst dein Vorhaben einmal in einer kostenlosen, unverbindlichen Anfrage mit Anlass, Termin, Teilnehmerzahl und Region. Interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden, und du musst nicht jeden einzeln ansprechen. Die Auswahl triffst du in beiden Fällen selbst. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt.