Online Agentur gesucht? Digital- und Online-Agenturen im Vergleich

Was eine Online Agentur baut, verbindet und betreibt

Eine Online Agentur, häufig auch Digitalagentur genannt, arbeitet an den Systemen, über die ein Unternehmen im Netz verkauft, Kunden betreut und Daten austauscht. Dazu gehören Onlineshops mit Anbindung an Warenwirtschaft und Zahlungsdienste, Kunden- und Händlerportale mit eigenem Login, Schnittstellen zwischen Programmen und die Automatisierung von Abläufen, die heute noch per Hand oder über Tabellen laufen. Der Auftrag endet selten mit dem Start, denn diese Systeme brauchen Wartung, Anpassungen und jemanden, der eingreift, wenn ein angebundener Dienst sich ändert.

Portal, Shop, Schnittstelle: woran eine Online Agentur im Alltag arbeitet

Viele Aufträge drehen sich um Daten, die zwischen Systemen wandern. Ein Produktkatalog wird an einer Stelle gepflegt und erscheint im Shop, auf Marktplätzen und im gedruckten Katalog. Anfragen aus einem Formular landen direkt in der Kundenverwaltung des Vertriebs, ein Händlerportal zeigt Preise und Lieferstatus aus der Warenwirtschaft. Die Agentur legt fest, welches System für welche Daten maßgeblich ist, baut die Verbindungen, richtet Fehlermeldungen und Protokolle ein und plant, was geschieht, wenn eine Verbindung ausfällt. Ob ein Büro dafür eigene Software schreibt oder Standardsysteme erweitert, liest du in seinem Eintrag oder klärst du im Gespräch.

Wenn dein Vorhaben eigentlich eine Website oder eine Kampagne ist

Geht es um einen neuen Unternehmensauftritt mit Seitenstruktur, Gestaltung und Redaktionssystem, hinter dem keine Daten zwischen Programmen fließen, ist das die Arbeit einer Webagentur. Anzeigen, Werbemittel und Markenauftritt liegen bei Büros für Kommunikation und Werbung, die Platzierung in den Suchergebnissen bei Spezialisten für genau diese Aufgabe. Die Grenze ist nicht immer scharf: Ein Shop ist auch eine Website, und ein Portal braucht eine durchdachte Bedienung. Als Faustregel gilt: Je stärker dein Vorhaben davon abhängt, dass Programme miteinander sprechen und Abläufe ohne Zutun laufen, desto mehr gehört es hierher.

Welche Programme sind heute im Einsatz, und wer pflegt welche Daten?

Was du vorab beisteuerst, bestimmt, wie belastbar die Angebote ausfallen. Hilfreich ist eine schlichte Übersicht: Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Shop, Newsletterwerkzeug. Notiere, wo welche Daten entstehen, wer sie pflegt und an welcher Stelle heute doppelt erfasst wird. Beschreibe die Abläufe, die sich ändern sollen, an einem echten Fall, etwa einer Bestellung vom Eingang bis zur Rechnung. Frag bei den Herstellern deiner vorhandenen Programme nach, ob sie Schnittstellen anbieten und ob dafür Zusatzlizenzen anfallen. Benenne eine Person, die fachlich entscheiden darf, und eine, die technische Zugänge vergeben kann. Und halte fest, was auf keinen Fall ausfallen darf, denn daran bemisst sich später der Umfang der Betreuung.

Warum selten alles an einem Stichtag umgestellt wird

Ein System, das an mehreren Stellen in den Betrieb eingreift, lässt sich schwer in einem Zug austauschen. Viele Agenturen beginnen deshalb mit einer Analyse der vorhandenen Programme und einem Konzept, das Datenflüsse, Zuständigkeiten und Risiken festhält. Danach wird in Abschnitten gebaut, zum Beispiel zuerst der Abgleich der Produktdaten, dann die Übergabe der Bestellungen, später das Kundenportal. Jeder Abschnitt läuft zunächst auf einer Testumgebung mit realistischen Beispieldaten, bevor er in den Livebetrieb geht. Abgenommen wird nach jedem Abschnitt, nicht erst am Ende. Wie lange das Ganze dauert, hängt vom Umfang ab und davon, wie zügig Zugänge, Testdaten und Entscheidungen bei dir vorliegen. Frag im Angebot, wer während der Umstellung erreichbar ist.

Was kostet der Betrieb, wenn das Projekt bezahlt ist?

Bei digitalen Systemen stehen einmalige und laufende Kosten nebeneinander. Einmalig fallen in der Regel Analyse und Konzept, die Umsetzung sowie Datenübernahme und Tests an. Laufend kommen Lizenzen für Software und Erweiterungen hinzu, Gebühren der angebundenen Dienste, Server oder Hosting, eine Wartungspauschale und ein Kontingent für Änderungen. Ein Festpreis setzt voraus, dass der Umfang genau beschrieben ist; die Abrechnung nach Aufwand lässt Raum für Erkenntnisse aus der Analyse, verlangt aber, dass du die verbrauchten Stunden regelmäßig einsiehst. Vergleichbar werden Angebote, wenn sie diese Posten einzeln ausweisen und ihre Annahmen offenlegen. Frag außerdem, wer die Anpassung bezahlt, wenn ein angebundener Dienst seine Schnittstelle ändert.

Nach dem Livegang beginnt der längere Teil

Ein Shop oder Portal ist nach dem Start nicht fertig, sondern in Betrieb. Systeme und Erweiterungen erhalten Sicherheitsupdates, Datenflüsse werden überwacht, Sicherungen laufen und müssen sich im Ernstfall zurückspielen lassen. Dazu kommt die Weiterentwicklung, etwa neue Zahlungsarten oder ein weiteres Lager. Leg vorab fest, wie Störungen gemeldet werden, in welcher Zeit jemand reagiert und wie Änderungswünsche gesammelt und eingeplant werden. Üblich sind ein Wartungsvertrag mit festem Leistungsumfang, ein monatliches Stundenkontingent oder eine Mischung aus beidem. Manche Auftraggeber übernehmen den Alltag später mit eigenen Leuten und behalten die Agentur für Weiterentwicklung und Notfälle.

Euro und Franken, Zoll und Sprachfassungen: ein System für drei Länder

Wer aus einem System heraus in Deutschland, Österreich und der Schweiz verkauft, braucht mehr als eine Übersetzung. Preise in Euro und Franken, unterschiedliche Steuersätze und für Lieferungen in die Schweiz die Zollformalitäten müssen sich in Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung gleich abbilden. Welche Zahlungsarten Kundinnen und Kunden erwarten, unterscheidet sich je Land. Schweizer Texte kommen ohne „ß“ aus, und für die französisch- und italienischsprachigen Landesteile entstehen eigene Fassungen. Auch Vorgaben zu Datenschutz, Verbraucherrechten und Rechnungsstellung sind nicht überall gleich geregelt. Kläre früh, ob ein gemeinsamer Shop mit Länderfassungen entstehen soll oder mehrere getrennte.

Wie arbeitest du über Jahre mit einer Online Agentur, ohne von ihr abhängig zu werden?

Gerade weil die Betreuung hier oft lange läuft, gehört der Ausstieg von Anfang an in den Vertrag. Der Programmcode sollte in einem Repository liegen, auf das dein Unternehmen Zugriff hat, und Schnittstellen, Datenflüsse und Konfiguration sollten so dokumentiert sein, dass ein anderes Team sie verstehen kann. Hosting, Domains, Lizenzen und Konten bei angebundenen Diensten sollten auf deinen Namen laufen, die Agentur erhält darin eigene Zugänge. Kläre im Vertrag, welche Nutzungsrechte du am individuell entwickelten Code erhältst, ob du Daten jederzeit vollständig exportieren kannst und wie eine Übergabe bei Vertragsende abläuft. Das ist keine Rechtsberatung; die Vorgaben weichen je nach Land und Einzelfall ab.

Eine kostenlose Anfrage oder der eigene Blick in die Liste

Der eine Weg führt über eine kostenlose Anfrage: Du beschreibst dein Vorhaben einmal, also die beteiligten Programme, den Ablauf, der sich ändern soll, und ob du nach dem Start Betreuung brauchst. Interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden; die Anfrage ist unverbindlich, und du musst nicht jedes Büro einzeln anschreiben. Der andere Weg führt durch die Liste selbst: Du grenzt die Einträge nach Leistungen und Standort ein, liest die Profile und nimmst direkt Kontakt zu den Büros auf, die dich interessieren; damit liegt die Auswahl von Anfang an bei dir. Wen du beauftragst, entscheidest in beiden Fällen du. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt. Wie ein Büro mit Altsystemen und Störungen umgeht, klärst du im Gespräch und an Referenzen, nach denen du selbst fragst.