Unternehmenskommunikation Agentur gesucht? Agenturen für Unternehmenskommunikation im Vergleich

Was eine Unternehmenskommunikation Agentur zusammenhält

Der erste Schritt liegt bei dir, noch bevor ein Angebot eingeht: Schreib auf, wer heute im Namen deines Unternehmens spricht, auf welchen Kanälen, zu welchen Themen und wer vorher zustimmen muss. Die Personalabteilung verschickt Rundschreiben, der Vertrieb pflegt ein Kundenmagazin, die Geschäftsleitung äußert sich auf Veranstaltungen, und niemand hat das Ganze im Blick.

Genau dort setzt eine Unternehmenskommunikation Agentur an. Sie steuert die Kommunikation eines Hauses als Ganzes, nach innen wie nach außen, und sorgt dafür, dass Belegschaft, Kundschaft, Partner und Öffentlichkeit dieselbe Geschichte hören, wenn auch in unterschiedlicher Tiefe.

Von verstreuten Kanälen zu einer gemeinsamen Linie

Im Kern erarbeitet die Agentur eine Kommunikationsstrategie: Welche Ziele verfolgt das Unternehmen, welche Kernbotschaften leiten sich daraus ab, welche Themen sollen über das Jahr gesetzt werden, und wer ist wofür zuständig? Daraus entstehen ein Themenplan, abgestimmte Formulierungen für wiederkehrende Fragen und Regeln für die Abstimmung zwischen den Abteilungen. Nicht dazu gehören in der Regel der Einkauf von Werbeflächen, die Gestaltung eines neuen Logos oder die betriebswirtschaftliche Seite einer Umstrukturierung. Liegt dein Schwerpunkt allein auf der Arbeit mit Redaktionen und Journalisten, ist eine PR Agentur der engere Zuschnitt; hier geht es um die Klammer über alle Kanäle.

Ein Leitbild muss in Sätze übersetzt werden, die jemand sagt

Viele Unternehmen haben ein Leitbild, Werte oder eine Mission, oft im Intranet abgelegt. Für die Unternehmenskommunikation ist das Ausgangsmaterial. Die Agentur klärt, was diese Werte für Ton, Wortwahl und Themenauswahl bedeuten, und übersetzt sie in einen Sprachleitfaden, Beispieltexte und Formulierungen, die Führungskräfte im Alltag tatsächlich verwenden können. Wo es kein Leitbild gibt oder das vorhandene niemand mehr vertritt, steht die Arbeit am Selbstbild des Unternehmens am Anfang. Das ist ein eigenes Vorhaben, das die Geschäftsleitung stark einbindet, und es sollte im Angebot getrennt ausgewiesen sein.

Intranet, Mitarbeiterapp, Geschäftsbericht: welcher Kanal welche Aufgabe trägt

Ein Unternehmen spricht über mehr Kanäle, als es auf den ersten Blick scheint: Intranet und Mitarbeiterapp, Betriebsversammlung und Teamrunde, Website und Newsroom, Kundenmagazin und Newsletter, Geschäfts- oder Nachhaltigkeitsbericht, Profile in sozialen Netzwerken und die Rede der Geschäftsführung. Eine Agentur legt dafür meist ein Kanalverzeichnis an: Wer wird über welchen Weg erreicht, wie oft, mit welchem Inhalt, und wer verantwortet ihn? Ebenso wichtig ist die Abfolge. Ein Grundsatz vieler Kommunikationspläne lautet, dass Mitarbeitende Neuigkeiten über ihr eigenes Unternehmen nicht als Letzte hören. Deshalb hält der Plan fest, in welcher Reihenfolge eine Nachricht durch die Kanäle läuft.

Wer spricht für das Haus, wenn die Unternehmenskommunikation Agentur im Hintergrund formuliert?

In aller Regel nicht die Agentur selbst. Sie schreibt Reden, Stellungnahmen und Beiträge, bereitet Interviews vor und trainiert Auftritte, die Stimme aber gehört dem Unternehmen. Teil des Auftrags ist deshalb oft eine Sprecherregelung: Wer äußert sich zu Strategie und Zahlen, wer zu Fachthemen, wer für einzelne Standorte, und was sollten Mitarbeitende in eigenen Profilen über ihren Arbeitgeber schreiben? Dazu gehört eine Freigabekette, die festhält, wer welche Texte abnimmt und wer im Zweifel entscheidet. Führungskräfte sind für ihre Teams die erste Quelle; mit Gesprächsleitfäden tragen sie Botschaften dorthin, wo ein Rundschreiben nicht ankommt.

Veränderungen in Etappen erklären

Fusion, neuer Eigentümer, Standortwechsel oder eine neue Organisation: Bei Veränderungen entscheidet die Kommunikation mit darüber, ob die Belegschaft mitgeht. Change-Kommunikation wird deshalb in Etappen geplant. Zuerst kommt das Warum, so früh und so offen, wie es die Lage erlaubt. Dann folgt, was sich für einzelne Gruppen konkret ändert. Danach braucht es Wege, Fragen zu stellen und Einwände loszuwerden, etwa Sprechstunden oder Dialogrunden, und schließlich regelmäßige Zwischenstände. Eine Agentur hilft, diese Abfolge zu planen; wie eine Veränderung ausgeht, kann sie nicht zusagen. Wann eine Arbeitnehmervertretung zu beteiligen ist, regeln Deutschland, Österreich und die Schweiz unterschiedlich, und es hängt vom Einzelfall ab. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung; die Frage gehört vor jeden Zeitplan zu einer Fachperson.

Womit beginnt die Zusammenarbeit, wenn bisher jede Abteilung für sich kommuniziert hat?

Meist mit einer Bestandsaufnahme. Die Agentur liest vorhandene Texte, sichtet die Kanäle und führt Gespräche mit Geschäftsleitung, Personal, Vertrieb und Standorten. Daraus entsteht ein Kommunikationskonzept mit Zielen, Zielgruppen, Botschaften, Kanälen und Zuständigkeiten, das du mit ihr abstimmst. Es folgen Umsetzung und regelmäßige Abstimmungsrunden. Messen lässt sich vieles nur annähernd, etwa über Zugriffe im Intranet, Rückfragen oder Befragungen. Von deiner Seite braucht es eine Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis, Zugang zu den Fachbereichen und die Bereitschaft, auch unbequeme Themen offenzulegen. Wie lange die einzelnen Schritte dauern, hängt am Umfang und daran, wie zügig Abstimmungen gelingen; frag im Angebot danach.

Konzept auf Zeit, laufendes Mandat oder Vertretung der Kommunikationsleitung

Drei Formen der Beauftragung sind verbreitet. Ein abgegrenztes Projekt endet mit dem Konzept oder mit einem Anlass, etwa der Einführung eines neuen Intranets. Bei einer laufenden Betreuung, häufig als Retainer vereinbart, übernimmt die Unternehmenskommunikation Agentur dauerhaft Teile der Kommunikationsarbeit. Manche Unternehmen überbrücken außerdem eine unbesetzte Leitungsstelle, indem eine erfahrene Person aus der Agentur die Kommunikation für eine begrenzte Zeit steuert. Vergleichbar werden Angebote, wenn Konzept, laufende Umsetzung nach Stunden oder Tagen, Workshops und Trainings sowie Fremdkosten für Druck, Übersetzung oder Veranstaltungen getrennt stehen. Frag nach, was ein Kontingent abdeckt, wie nicht genutzte Stunden behandelt werden und mit welcher Frist der Vertrag endet.

Kommunikationsplan, Sprachleitfaden, Kanalverzeichnis: was am Ende in deinem Haus liegt

Lass dir Konzept, Themenplan, Sprachleitfaden, Sprecherregelung und Vorlagen in offenen, bearbeitbaren Dateien übergeben. Kläre im Angebot, welche Nutzungsrechte du an Texten, Reden und Vorlagen erhältst, ob du sie verändern darfst und ob für Bilder oder Schriften Rechte Dritter hinzukommen. Zugänge zu Intranet, Newsroom, Newsletterversand und Profilen sollten von Beginn an auf dein Unternehmen laufen. Verteilerlisten enthalten personenbezogene Daten; wie sie übergeben werden dürfen, unterscheidet sich je nach Land und Einzelfall, und auch dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung. Hat dein Unternehmen Standorte in mehreren Ländern, gehört zur Übergabe die Frage, welche Fassungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz gelten, denn Anrede, Fachbegriffe und Schreibweisen weichen voneinander ab.

Organigramm, Kanalliste, Anlass: und dann der erste Kontakt

Mit deiner Bestandsaufnahme hast du zwei gleichwertige Möglichkeiten. Du kannst die gelisteten Einträge selbst durchsehen, sie nach Leistungen und Standort eingrenzen und die Agenturen direkt ansprechen, die du kennenlernen willst; die Auswahl liegt dann von Anfang an vollständig bei dir. Du kannst dein Vorhaben auch einmal in einer kostenlosen und unverbindlichen Anfrage schildern, mit Anlass und gewünschtem Umfang. Interessierte Anbieter können sich daraufhin bei dir melden, und du musst nicht jede Agentur einzeln anschreiben. Was ein Büro anbietet, steht in seinem Eintrag; wie es mit Führungskräften und schwierigen Themen arbeitet, klärst du im Gespräch und an Arbeitsproben, die du dir zeigen lässt. Das Verzeichnis listet und sortiert die Einträge; eine Prüfung oder Bewertung der Anbieter findet nicht statt.